業務効率向上のための時間管理2(松本 幸雄)

(株)マネジメントセンター 松本 幸雄

 

前回コラム(下記リンク)の続きとなります。

業務効率向上のための時間管理1(松本 幸雄)

 

(2)時間の使い方を決定

 ①「目的」「目標」「戦略」「戦術」の違いを理解する

 ・目的とは、何のためにやるのかを明確にすること

 ・目標とは、目的をを果たす達成する指標、何を、何時までに、どの程度やるか

 ・戦略とは、目標を効果的・効率的に達成する方針・作戦、何をやるか

 ・戦術とは、戦略を効果的・効率的に遂行する具体的な手段、どのようにやるか

 ・行動は、上記の順番で決めたことを具体化するため、「時間」と「身体」を使うこと

 

 ②目標達成シナリオを作る

 ・良い目標

  「具体的」「測定可能」「意欲がわく」「期限が明確」

 ・超一流のアスリートは小学校から実践・・・イチロー選手(野球)、本田選手(サッカー)、錦織選手(テニス)

 ・目標達成シナリオシートに記入する

 ・長期、中期、短期それぞれ重要度の高い順に5つ以内記入

 

 ③8つの「戦略」を作る

 ・目標達成マンダラシートの活用が効果的

 ・大谷選手(野球)が高校生で実践

 ・公立中学の監督が陸上部を13回日本一にする

 ・目標を達成するために、お金と時間の使い方を決める

 

目標達成マンダラシート例(真ん中が目標で、周囲が戦略、下3つの項目は必須)

顧客数増

単価増

購入頻度増

部下の育成

営業売上目標500万円

業務改善

 

心を磨く

 

技を磨く

体を磨く

 

 

④64の「戦術」を作り10に絞る

・目標マンダラシートの各戦略事に8つの戦術を記入

・戦術は戦略を行う、具体的な方法

・戦術は5W1H(何故、何時、どこで、誰が、何を、どのように、どれくらい)

・64の戦術から16個に絞る

・外部環境に左右されない戦術を選ぶ

・更に、直近3ヶ月以内に完遂する10個以内の戦術に絞る

・目標達成への渇望こそが自己の進化を生み出す

 

⑤周囲に公言する

・目標達成に関するシートを毎朝毎晩読み返す習慣をつける

・更に目標を周囲の人に公言する

 

⑥PDSAサイクルを最速で回す

・P(計画):目的のある目標を掲げて、戦略・戦術を作る

・D(実行):戦略・戦術に沿って行動する

・S(研究):行動の結果とその原因を分析する

・A(改善):戦略・戦術を見直し、再び行動する

・計画で、重要ポイントは「大きく計画する」

・実行で、重要ポイントは「早く小さく始める」「一定のペースで継続」

・研究で、重要ポイントは「成功体験・失敗体験の両方から学ぶ」

・改善で、重要ポイントは目的意識を持って「行動」を「習慣化」する

・量だけでなく質を高める(意識と集中力)と効果的

・実行と研究を繰り返し、自分にあった方法を見つけ習慣化する