働き方改革は、仕組み作り

働き方改革が必要な日常業務

今回も先月号の続きでの第4弾です。仕事をする時に仕事の方法を個人の自由に任せるのではなく、正しく効率的な方法を定めて、従業員に教育して行うと大きな効果が発揮できます。

 

集中力を上げる8つの仕組み

 仕組み作りの中で、大切な事は仕事の集中力を如何に上げていくかということです。ダラダラと仕事をやっていては、どんどんと時間が過ぎてさっぱり仕事が前に進みません。だから、集中力を上げる仕組みが大事になってきます。先月号の続きの残り4つについて述べます。

1.動き初めの「初速」を使う

一つの仕事をやる時に、後でやろうと考えると、後になるほどその事を思い出すまで時間がかかります。従って、仕事にとりかかるまでの時間が長くなり、多くの時間を費やすことになるのです。

それを防ぐ方法は、できるだけ一つの案件が発生したら、時間をおかないで新鮮なうちに仕上げてしまうことです。そうすれば、後でやる時の半分以下の時間で終了することができるので、時間節約に大きな効果がでます。
後回しにする人は、反対に2倍以上の時間がかかり、益々忙しい日々を過ごして、仕事を一生懸命している割に成果がでないようです。。

2.未経験の仕事は「分解」する

今まで自分がやったことがない仕事を与えられると、断る人と受ける人に分かれます。断る人は、いつまで経っても成長する機会を失って年をとって老化するのみです。

しかし、受ける人はどのようにして新しい仕事を実施すべきでしょうか。そのコツは、未経験業務を分解して、「資料を集める」「資料をまとめる」「決断を下す」などのように自分の実施した事のある仕事に分けるのです。

そうすると、大半は経験のある仕事でカバーできるので、残りの部分を工夫すれば大概はできる仕事にもっていく事ができるわけです。

3.「職場環境」を自分で整備する

 仕事に集中したい時に、電話がなったり人から話しかけられたりして、なかなか集中できない事があります。

その時に諦めるのではなく、自分で職場環境を変えてみることができます。例えば、人がいない時間や電話がかからない時間に集中するとか、会議室や他の場所を選んで集中する方法を見つけることです。

最近私は、車で移動中の空き時間の有効活用として、一枚の板を買ってきて、駐車場で膝の上に板を置いています。

すると、その上にノートパソコンをのせて仕事がどんどんできるように早変わりしました。工夫すればどこでも自分の望む環境に変える事ができるのではないでしょうか。

4.脳の疲れをとり、体を鍛え

同じ仕事を何時間も続けてやっていると、脳がどんどん疲れてきて、仕事の効率が大幅に低下します。そのような時には、仕事の種類を変えたり昼食後の仮眠をとったりしてリフレッシュすると効果的です。
また、体力がないといくら頑張っても仕事は続きません。だから、健康を維持するために、ジョギングなど定期的に体を鍛えて風邪などひかない体作りを意識的・継続的に行うと大きな効果があります。

更に、心と体はつながっていますから、精神的な健康の為にも、体を鍛える重要性を認識して、時間を確保して実行することは大きな成果をもたらしてくれます。

(松本 幸雄)