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業務効率向上のための時間管理(3)

 

1~2週間の自分の時間を、記録をとってみて、一体何に使っているか明確にすることです。最初に行うことは、自分の時間の使い方調査となります。

毎週月曜日から金曜日までの時間で、1時間以上使った項目について、仕事とプライベートに分けて、その分析を行います。そうすると、自分の時間の使い方の実態が判明します。

使った時間については、「重要な仕事」と「緊急な仕事」の縦軸と横軸で分けると左図のように4つの分野に分かれます。「重要な仕事」とは、自分の役割上、大きく貢献する仕事で、「緊急な仕事」とは早くやった方がいい仕事を指します。

第一領域の「緊急かつ重要な仕事」は、顧客クレームなどが入りますが、この時間が多い人は、毎日大変です。

第二領域の「緊急ではないが、重要な仕事」とは、実行すれば大きな成果が上がることは分かっているが、急ぎではないので、やらない人が多い領域です。

第三領域は、「緊急だが重要でなない仕事」です。この仕事に従事して、多くの時間を使ってしまう人が大勢います。そうすると、第二領域の「緊急でないが重要な仕事」ができなくなります。

第四領域は、「緊急でもなく重要でない仕事」です。このような仕事に多くの時間を費やしている人は、結構多くいます

 

特に、第一領域の「緊急で重要な仕事」が多い人は、その反動でこの領域の仕事が増えます。そのため、重要な仕事をやる時間がなくなっているのです。自己判断で仕事をしているため、会社の重要な仕事を重要とわからず、自分が重要だと思う仕事に専念しています。

 

反対に、時間の使い方が上手で仕事ができる人は、第二領域の仕事を増やして仕事しています。これがすなわち、自己管理できるビジネスマンです。

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