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業務効率向上のための時間管理(4)

時間管理とタスク管理

最初に行うことは、優先順位を見直すことです。自分では大事だと思ってやっている仕事は、単なる個人的優先順位の場合があります。それを、自分の立場、役割で会社・職場から期待されている大事な仕事は何だろうかと問い直してみることです。

会社や職場から期待されている、優先順位の高い仕事は、緊急ではないが重要な仕事です。例えば、仕事の仕組み作り・業務改善や従業員の教育、営業活動による顧客とのコミュニケーションなどがあります。

その時間を確保するには、今までやっていた仕事をやめる必要があります。それは、今まで自分ではムダと意識していない仕事になります。例えば緊急だが重要でない仕事(よそからの電話対応や依頼事項)や緊急でも重要でもない習慣的にやっている仕事などです。

何でもやる人は何にもできない人になってしまいます。これは、私のコンサルタント経験で以前に失敗しました。

次に、重要な事は仕事を仕組み化することの重要性を理解することです。一般の人がしっかりと仕事するコツは、大事な仕事のやり方を決めて、全員がしっかりとできるような仕組みと教育を行うことです。そうすると、普通の人でも一定レベル以上の仕事ができ、お客様や世間から認められるようになります。

次に行う事は、自分がやるべき優先事項を行うために、それ以外の仕事は他の人に任せることが必要です。責任感の強い人ほど、全ての事をやろうとしますが、それでは、重要な仕事の成果が出せません。その結果、職場やお客様の期待に応えることはできなくなり、迷惑をかけてしまいます。

何でも愛想良く、全ての仕事引き受けては良い仕事はできなくなります。自分なりのルールを決めて、自分の大事な仕事に集中できる環境作りが大切です。電話やメールに長時間を使っている人は、自分だけでなく相手にも時間を浪費させて迷惑をかけています。そのことに早く気づいて、ポイントをまとめる訓練をすると効果的です

また、毎日の仕事を定型化して、その仕事を優先して、毎日確実に行うことが、非常に大切です。後でまとめてやろうとすると、良い仕事ができなくて、職場やお客様に大迷惑をかけてしまいます。仕事が終わるまでやるのではなく、時間を決めてその時間が終わるまで集中すると、良い仕事ができるようになります。

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