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業務効率向上のための時間管理(5)

仕事の時間を短縮する上で大きな要素を占めるのが「会議」です。会議をなんとなく行ってしまうと複数のメンバーが集まるため、多くのロスを生じてしまいます。そこで、会議を開始する前に予め準備をしておくことが有効になってきます。

次に考えるのは、ある事柄を達成しようとする時に、いきなり戦術(具体的行動)から進めるのではなく、「目的」→「目標」→「戦略」→「戦術」と上の段階から順に考えて実行すると大きな成果を上げることが必要です。

また、目標を設定する場合は、具体的で測定可能(誰でも達成したかどうか判断できること)、期限を明確にしておくことが、さらに責任者を決める事が重要となってきます。目標がなかなか達成できない場合は、上記のいずれかが明確でないケースが多く存在しています。

更に、目標は「長期」「中期」「短期」と時間軸で分けて考えるとより具体的になってきます。最初の長期目標を達成するために、どのような中期目標を設定するか、さらにそれを達成するため日常の短期目標をどうするかを具体的に考えるわけです。

目標設定でよく使われているのが「マンダラシート」と呼ばれる左記のものです。このシートは、中心に目標を明記して、それを達成するための、効果的な手段を8つ記入するものです。

次に目標の進捗管理方法ですが、これはP(計画)→D(実行)→S(研究)→A(改善)のサイクルが使われています。特にSの研究では計画と実行が異なった場合の原因追求と対策が重要となります。

目標を達成する力は、「戦略性」と「継続性」及び「信頼性」の3つの要素に依存します。従って、目標の達成する力を高めるには、これらのレベルを上がることが大変効果的です。

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